Job Specifications
À propos de nous
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.
Mission
Sous la responsabilité de la chargée de mission Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences et en binôme avec un deuxième gestionnaire, vos missions principales consistent à participer à la préparation, à l’organisation et assurer la mise en œuvre et le suivi de la campagne annuelle d’entretiens professionnels (EP), des commissions paritaires non disciplinaires, des concours et examens professionnels pour les HUS et le cas échéant, pour les hôpitaux du département, ainsi que des sélections professionnelles propres à l’établissement (cadres de santé Faisant Fonction par exemple). Vous assurez également le secrétariat des stages non médicaux (gratifiés ou non). Les missions sont réparties en portefeuilles entre les deux gestionnaires, sur l’ensemble du périmètre afin d’assurer une continuité de service sur l’ensemble des dossiers de la cellule.
Vos Activités Principales Sont Les Suivantes
Accueil, orientation, conseil et information aux agents de l'établissement dans votre domaine d’activité
Assurer l’accueil téléphonique* et physique, sur l’ensemble du périmètre de la cellule
Participer à la gestion des boites e-mail partagées et du courrier de la cellule (réponses, archivage, etc.) *
Renseigner et accompagner les usagers internes et externes de la cellule (professionnels HUS, membres de jury externes, etc.) sur l’actualité de la cellule (concours, EP, commissions paritaires, stages) *
Participer à la tenue à jour des supports de communication de la cellule et à leur diffusion *
Participer à l’accueil des usagers lors des concours, des commissions paritaires et à la surveillance des épreuves de concours
Animer les réunions préparatoires de jurys de concours
Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement
Participer à la mise à jour des outils et procédures de la cellule*
Vérifier et mettre à jours les conventions de stage
Mettre à jour les actes administratifs relatifs aux concours et commissions paritaires selon les évolutions réglementaires*
Contrôler l’éligibilité des candidats aux concours
Accuser réception et vérifier les dossiers et demandes diverses et le cas échéant, transmettre les éléments à son supérieur hiérarchique direct (SHD) (candidatures aux concours, dossiers de commissions paritaires, etc.)
Vérifier le statut vaccinal des stagiaires en secteurs exposés aux risques infectieux en lien avec le service de santé au travail*
Gestion administrative collective et individuelle des agents
Assurer la validation administrative (AIPN) des entretiens professionnels*
Assurer l’organisation des commissions partitaires ordinaires et extraordinaires, des jurys et épreuves de concours*
Constituer les jurys de concours*
Planifier les épreuves de concours et les commissions paritaires*
Veiller à la préparation (par un tiers) du contenu des épreuves de concours*
S’adjoindre les services de correcteurs d’épreuves, le cas échéant*
Réserver* et veiller à la bonne préparation des locaux et prestations pour l’accueil des épreuves de concours et des commissions paritaires
Gestion et traitement des données / informations
Suivre et traiter les indemnisations des membres de jurys et de commissions paritaires*
Suivre et archiver les retours d’EP, de convocations aux concours (jurys et candidats) ou aux commissions paritaires, de conventions de stages*
Transmettre les éléments individuels suite aux concours, aux commissions paritaires ou à l’accord d’un terrain de stage, aux services compétents interne et aux usagers (suivi des nominations des lauréats de concours, des avis de commissions paritaires, des avis du médecins du travail sur le statut vaccinal) *
Chercher, compiler, classer, ranger et archiver des documents, des dossiers
Assurer la gestion des cartes CPE
Rédaction de courriers relatifs à votre domaine d'activité
Assurer la rédaction et la transmission de convocations en vue des commissions paritaires, des concours et rendez-vous divers*
Rédiger, publier et/ou transmettre des documents en lien avec vos missions (avis de recrutement et résultats de concours, actes administratifs, notes, compte-rendu, PV, décisions, courriers d’information sur l’avancement des candidatures aux concours, etc.) *
Renseignement et suivi au fil de l'eau de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi
Tenir à jour la listes des évalués, des évaluateurs, des membres des