Job Specifications
À propos de nous
Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.
Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.
Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.
La direction de cabinet et de la communication regroupe 15 personnes. Elle est encadrée par une directrice ainsi qu'un.e directreur.rice adjoint.e en charge de la communication.
Rattachée à la présidence de Grenoble INP - UGA, cette direction contribue à la préparation et à l'accompagnement du travail politique, assure l'interface avec les interlocuteurs de l'administrateur général, facilite la lisibilité de la stratégie de l'établissement, la promotion des ses activités et veille à son image.
Elle garantit le positionnement de la marque ainsi que la cohérence globale de la communication de l'établissement, dans le cadre défini par les instances gouvernance. Grâce à ses fonctions mutualisées et à son expertise, elle soutient également l'activité de communication des composantes et services de Grenoble INP - UGA.
La direction de cabinet et de la communication travaille notamment en relation directe avec :
La direction générale des services, l'ensemble des composantes et services de l'établissement, la Fondation Grenoble INP
La présidence et la direction de la communication de l'Université Grenoble Alpes, les directions des services communs
Les présidences et direction de la communication des établissements membres du Groupe INP
Les interlocuteurs externes de l'administrateur général, que ce soit au niveau local, national ou international
Mission
Placé(e) sous la responsabilité directe de la chargée d’appui au pilotage opérationnel, l’assistant(e) contribue à la réalisation des actes administratifs et financiers du cabinet de l'administrateur général. Il/elle assure la gestion courante des dossiers dans le respect des règles et procédures en vigueur, et veille à la bonne circulation de l’information nécessaire à la réalisation des activités portées par le cabinet.
Le poste s’exerce en étroite collaboration avec l’équipe du cabinet, ainsi qu’avec les assistantes de la DGS, des composantes, des partenaires et l’équipe politique, notamment. Il offre l'opportunité de renforcer ses compétences en gestion administrative et financière dans un environnement de travail stimulant et dynamique, marqué par des sujets et interactions variés.
Activités financières (budget d’environ 700 k€)
Effectuer les opérations d’engagement de dépenses : création et suivi des bons de commande, ordres de mission (France et international), dans le respect des procédures internes et du calendrier budgétaire, à l’aide notamment de l’outil SIFAC.
Collecter, vérifier et classer les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et de paiement.
Suivre l’exécution budgétaire et contrôler la bonne imputation des dépenses par type de crédit.
Saisir et mettre à jour des bases de données financières : intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence, réaliser des extractions et tableaux de suivi.
Participer à l’instruction et au suivi des dossiers d’achat : demandes de devis, préparation des bons de commande, réception des livrables.
Élaborer et instruire les documents nécessaires à la préparation des conventions de stage, en lien avec les services concernés.
Activités administratives et gestion documentaire
Gérer le courrier entrant et sortant de la présidence : enregistrement, diffusion, suivi et classement.
Préparer, mettre en forme des courriers, notes et documents administratifs (notamment lettres de mission, comptes rendus, tableaux de suivi).
Organiser, structurer et mettre à jour les espaces et bases documentaires de la direction, dans le respect des règles de conservation et d’archivage. Alimenter les bases partagées et veiller à la fiabilité des informations.
Mettre à jour des procédures internes à la direction.
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes, contribuer à la coordination et/ou recensement des besoins (locaux, matériels, fournitures, etc.)
Contribuer à assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, en orientant efficacement les demandes.
Profil
Connaissances
Sont Souhaitables
Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (ESRI) en France, et/ou de Grenoble INP – UGA (sa structure, son fonctionnement, ses grands enjeux et projets)
Connaissances en matière de réglementation juridique, administrative et financière applicables aux établissements d’ESRI.
Compétences
Utiliser avec aisance les outils de gestion financière et comptable (not
About the Company
Grenoble INP – UGA est un établissement public d'enseignement supérieur de l'Université Grenoble Alpes, réunissant écoles d'ingénieur·es, de management et des laboratoires de recherche. Cette page est dédiée à la diffusion d’offres d’emploi et au recrutement de futures collaborateurs et collaboratrices. Rejoindre Grenoble INP – UGA, c’est intégrer un établissement d’enseignement et de recherche de premier plan en France et à l’international. Réputé pour ses formations d’ingénieur·es et de managers, Grenoble INP – UGA est un ...
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